收集齐全完整，遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。收集工作是衡量档案室工作的重要标尺；文件之间的联系是多种多样的。在整理中，应根据文件具体情况，善于找出和保持文件之间相对紧密的联系。

    如区分全宗、全宗内按组织机构分类，都是保持文件在来源方面的联系；按问题分类，就是保持了文件内容方面的联系；按阶段或年度分类，就是保持了文件在时间方面的联系；按文件载体或形式分类，保持了文件在形式方面的联系。

    区分不同价值，重要的有长远利用价值的文件材料，需永久保管；在一段时间内有利用价值的定期保管；没有参考价值的不需归档。因此，要尽可能把不同保管期限的文件材料分开。整理的目的就是要便于管理和利用。